Cần ai đó phê duyệt một phản hồi Google Biểu mẫu™ trước khi nó có hiệu lực — như đề nghị mua hàng, đơn xin nghỉ phép hay báo giá? Mặc định, Google Biểu mẫu™ chỉ thu thập câu trả lời; không có cách nào gửi phản hồi đến người phê duyệt, ghi lại quyết định phê duyệt hoặc từ chối, hay biến kết quả thành tài liệu. Hướng dẫn này chỉ cách nhanh nhất để xây dựng một quy trình phê duyệt hoàn chỉnh trong Google Biểu mẫu — gửi mỗi phản hồi đến đúng người, phê duyệt hoặc từ chối chỉ một cú nhấp, và tự động tạo cùng lưu PDF khi được phê duyệt. Không script, không code.
- Gửi đi phê duyệt
- Phê duyệt / từ chối
- Tự động tạo PDF & Tài liệu
- Tự động lưu vào Drive
- Tiện ích miễn phí
Vì sao nên tự động hóa phê duyệt trong Google Biểu mẫu?
Bất cứ khi nào một phản hồi biểu mẫu cần được ký duyệt trước khi xử lý tiếp, bạn cần một bước phê duyệt. Các ví dụ phổ biến:
- Đề nghị mua hàng & chi phí — quản lý phê duyệt trước khi mua sắm tiến hành.
- Đơn xin nghỉ phép — chuyển đến đúng cấp trên để quyết định.
- Báo giá & hợp đồng — phê duyệt rồi tạo PDF gọn gàng để gửi.
- Yêu cầu nhập việc & cấp quyền — xác nhận trước khi cấp quyền.
- Hoàn ứng chi phí — duyệt yêu cầu rồi tự động lưu hồ sơ đã duyệt.
Không có quy trình, bạn phải tự chuyển tiếp email, sao chép câu trả lời vào tài liệu và liên tục giục người phê duyệt cho một chữ "có" hay "không" — và chẳng có hồ sơ ghi lại ai đã duyệt gì.
Google Biểu mẫu làm được và không làm được gì theo mặc định
Google Biểu mẫu™ rất giỏi thu thập phản hồi và có thể gửi email cho bạn khi có phản hồi mới. Nhưng tự thân nó không:
- gửi phản hồi đến người phê duyệt để quyết định;
- ghi lại hành động phê duyệt hoặc từ chối kèm lịch sử phê duyệt;
- tạo PDF, Google Tài liệu™ hay Trang tính™ từ câu trả lời;
- tự động lưu kết quả vào đúng thư mục Drive™.
Để làm bất kỳ điều nào trên, bạn cần một tiện ích. Light Workflow bổ sung quy trình phê duyệt hoàn chỉnh cùng việc tạo tài liệu ngay trong Google Workspace™ — và miễn phí để bắt đầu.
Cài đặt tiện ích Light Workflow
Mở trang Light Workflow trên Google Workspace™ Marketplace và nhấp Cài đặt. Chỉ vài cú nhấp và nó hoạt động ngay trong Google Biểu mẫu™ và Google Trang tính™ bạn đang dùng.
Chọn thư mục làm việc
Lần đầu mở Light Workflow, hãy chọn một thư mục làm việc trong Google Drive™. Mọi tệp tiện ích tạo ra đều được giữ tại đây ở một nơi: bảng tổng hợp phê duyệt (Approval summary sheet) ghi lại từng yêu cầu và trạng thái hiện tại, cùng các tài liệu cuối được tạo tự động khi phản hồi được phê duyệt.
Thiết lập logic phê duyệt của bạn
Mở "Edit workflow logic" để thiết kế luồng. Thêm người phê duyệt vào Danh sách người nhận (Recipient List) và đặt hành động của mỗi người là approve (phê duyệt) hoặc reject (từ chối). Với phê duyệt nhiều bước, thêm người nhận theo thứ tự để yêu cầu chuyển từ người phê duyệt này sang người kế tiếp. Bạn cũng có thể thêm một điều kiện — ví dụ chỉ định tuyến những phản hồi có "Expect Delivery Date (ngày giao dự kiến)" trước một ngày nhất định — để đúng yêu cầu đến đúng người một cách tự động.
Tạo tài liệu khi phê duyệt
Kết nối một mẫu để phản hồi được phê duyệt trở thành tài liệu hoàn chỉnh. Thêm thẻ trộn như {{Name}}, {{Destination}} hay {{ID}} vào mẫu, và Light Workflow sẽ điền bằng câu trả lời từ biểu mẫu — tạo tệp PDF, Google Tài liệu™ hoặc Trang tính™ có thương hiệu (báo giá, đơn phê duyệt hay hợp đồng) tự động ngay khi yêu cầu được phê duyệt. Không cần sao chép, dán.
{{Destination}} và {{Name}} được thay bằng câu trả lời biểu mẫu trong tài liệu được tạo.Tự động lưu vào Drive và theo dõi mọi thứ
Mọi tài liệu được tạo đều vào thư mục làm việc bạn chọn ở bước 2, đặt tên theo ý bạn — nên hồ sơ đã duyệt tự sắp xếp. Người phê duyệt nhận thông báo qua email khi đến lượt, và bảng tổng hợp phê duyệt ghi rõ ai đã duyệt gì và khi nào.
Tùy chọn cài đặt để tinh chỉnh quy trình
Mở Setting (Cài đặt) trong bảng Light Workflow để tùy chỉnh cách hoạt động của từng phê duyệt:
Trường hợp sử dụng phổ biến
- Đề nghị mua hàng — chuyển đến quản lý, rồi tự động tạo đơn đặt hàng.
- Đơn nghỉ phép — phê duyệt hoặc từ chối và giữ hồ sơ gọn gàng.
- Báo giá — phê duyệt rồi tạo PDF có thương hiệu để gửi.
- Hoàn ứng chi phí — duyệt yêu cầu và tự động lưu mục đã duyệt.
- Yêu cầu cấp quyền & nhập việc — xác nhận trước khi cấp quyền.
Câu hỏi thường gặp
Google Biểu mẫu có tự phê duyệt phản hồi được không?
Google Biểu mẫu™ thu thập phản hồi nhưng không có bước phê duyệt tích hợp — không thể gửi phản hồi đến người phê duyệt hay ghi lại quyết định phê duyệt/từ chối. Để làm điều đó, bạn cần một tiện ích như Light Workflow.
Làm sao để gửi phản hồi đi phê duyệt?
Cài đặt Light Workflow, mở bảng điều khiển và thêm người phê duyệt vào danh sách người nhận. Mỗi người nhận email và có thể phê duyệt hoặc từ chối; phê duyệt nhiều bước chỉ cần thêm người nhận theo thứ tự.
Có thể tự động tạo PDF khi biểu mẫu được phê duyệt không?
Có. Light Workflow trộn câu trả lời vào mẫu PDF, Google Tài liệu™ hoặc Trang tính™ và tự động tạo tài liệu khi được phê duyệt, rồi lưu vào Drive™.
Tôi có thể yêu cầu nhiều người phê duyệt không?
Có. Thêm nhiều người nhận theo thứ tự cần ký duyệt, yêu cầu sẽ chuyển từ người phê duyệt này sang người kế tiếp đến khi hoàn tất.
Light Workflow có miễn phí không?
Light Workflow có gói miễn phí và bản dùng thử 30 ngày cho gói trả phí. Bạn có thể xem bảng giá tại đây hoặc cài đặt miễn phí từ Marketplace.
Vẫn còn thắc mắc?
Đội ngũ hỗ trợ của chúng tôi luôn sẵn lòng giúp đỡ — thường phản hồi trong vòng một ngày làm việc.
Liên hệ