需要有人先核准 Google 表單™ 的回覆才算數嗎？像是採購申請、請假單或報價單。預設情況下，Google 表單™ 只會收集答案，沒有辦法把回覆送交簽核者、記錄核准或拒絕的決定，也無法把結果轉成文件。這篇教學示範最快的方式，在 Google 表單建立完整的簽核流程——把每筆回覆送交對應的人、一鍵核准或拒絕，核准後自動生成並歸檔 PDF。不需要腳本，免寫程式。
- 送交簽核
- 核准／拒絕
- 自動生成 PDF 與文件
- 自動歸檔到雲端硬碟
- 免費外掛
為什麼要在 Google 表單自動化簽核？
只要一筆表單回覆在後續動作之前需要有人簽核，你就需要一個簽核步驟。常見例子：
- 採購與費用申請——主管核准後才進行採購。
- 請假與休假申請——送交對應的主管做決定。
- 報價單與合約——核准後生成乾淨的 PDF 寄出。
- 入職與權限申請——確認後才開通權限。
- 費用核銷——審核申請後，自動歸檔已核准的紀錄。
沒有流程的話，你只能手動轉寄郵件、把答案複製到文件裡，還要一直追著簽核者要一個「好」或「不好」——而且完全沒有誰核准了什麼的紀錄。
Google 表單原生能做與不能做的事
Google 表單™ 很擅長收集回覆，也能在新回覆進來時寄信通知你。但它本身無法：
- 把回覆送交簽核者做決定；
- 記錄核准或拒絕的動作與簽核紀錄；
- 從答案生成 PDF、Google 文件™ 或試算表™；
- 自動把結果歸檔到對應的雲端硬碟™ 資料夾。
要做到這些，你需要一個外掛。Light Workflow 直接在 Google Workspace™ 裡加入完整的簽核流程與文件生成功能——而且可免費開始使用。
安裝 Light Workflow 外掛
開啟 Google Workspace™ Marketplace 上的 Light Workflow 頁面，點選安裝。只要幾個步驟，就能在你平常使用的 Google 表單™ 與 Google 試算表™ 裡運作。
選擇工作資料夾
第一次開啟 Light Workflow 時，請在 Google 雲端硬碟™ 中選擇一個工作資料夾。外掛產生的所有檔案都會集中存放在這裡：記錄每筆申請與目前狀態的「簽核總表」（Approval summary sheet），以及回覆核准後自動生成的最終文件。
設定你的簽核邏輯
開啟「Edit workflow logic」來設計流程。把簽核者加入收件人清單（Recipient List），並把每位的動作設為 approve（核准）或 reject（拒絕）。若需要多層簽核，依序加入收件人，申請就會從一位簽核者流向下一位。你也可以加入條件——例如只送交「Expect Delivery Date（預計交付日）」早於某日期的回覆——讓對的申請自動送到對的人手上。
核准後自動生成文件
連結一份範本，讓核准的回覆變成完成的文件。在範本中加入合併標籤，例如 {{Name}}、{{Destination}} 或 {{ID}}，Light Workflow 會用表單答案填入這些欄位——在回覆核准的當下，自動生成帶有品牌樣式的 PDF、Google 文件™ 或試算表™（報價單、簽核表或合約）。不必再複製貼上。
{{Destination}} 與 {{Name}} 這些合併標籤，會在生成的文件中被換成表單答案。自動歸檔到雲端硬碟並全程追蹤
每份生成的文件都會存進你在步驟 2 選擇的工作資料夾，並依你想要的方式命名——讓核准的紀錄自動分類整理。輪到簽核者時，他們會收到電子郵件通知，而簽核總表則清楚記錄誰在什麼時候核准了什麼。
選用設定：微調簽核流程
在 Light Workflow 面板中開啟 Setting（設定），即可調整每一筆簽核的行為：
常見應用情境
- 採購申請——送交主管，核准後自動生成採購單。
- 請假申請——核准或拒絕，並保留清楚紀錄。
- 報價單——核准後生成帶品牌樣式的 PDF 寄出。
- 費用核銷——審核申請，自動歸檔已核准的項目。
- 權限與入職申請——確認後才開通權限。
常見問題
Google 表單本身可以做簽核嗎？
Google 表單™ 可以收集回覆，但沒有內建的簽核步驟——無法把回覆送交簽核者，也無法記錄核准或拒絕的決定。要做到這些，需要像 Light Workflow 這樣的外掛。
如何把回覆送交簽核？
安裝 Light Workflow，開啟儀表板，把簽核者加入收件人清單。每位簽核者都會收到電子郵件並核准或拒絕；多層簽核時依序加入收件人即可。
表單核准後可以自動生成 PDF 嗎？
可以。Light Workflow 會把答案套入 PDF、Google 文件™ 或試算表™ 範本，回覆核准後自動生成文件，並歸檔到雲端硬碟™。
可以設定多位簽核者嗎？
可以。依簽核順序加入多位收件人，申請就會從一位簽核者流向下一位，直到完成。
Light Workflow 免費嗎？
Light Workflow 提供免費方案，付費方案也有 30 天免費試用。你可以在這裡查看定價，或從 Marketplace 免費安裝。